System do publikacji konferencji online dla lidera w zakresie organizacji branżowych konferencji naukowych

Oni dzielą się wiedzą, my rozwiązaniami. Z naszej współpracy powstał zintegrowany system do budowy i obsługi stron www konferencji medycznych.

Via Medica ma blisko 25 lat doświadczenia na rynku edukacji medycznej. Codziennie dostarcza aktualnej i rzetelnej wiedzy lekarzom, studentom, pacjentom oraz przedstawicielom świata nauki. Jest wydawcą ponad 40 czasopism. Nasz Klient to także jedna z największych multimedialnych platform wiedzy medycznej w Polsce. Udostępnia ponad 5500 wykładów wideo, streaming live z organizowanych przez siebie webinarów i konferencji oraz wywiady z ekspertami i autorytetami z całego świata.

Via Medica jest niekwestionowanym liderem na polskim rynku w kompleksowej organizacji konferencji naukowych i edukacyjnych. Co roku to kilkaset tego typu wydarzeń. Dotyczą różnych dziedzin medycyny i zdrowia publicznego. Stanowią dla ich uczestników świetną okazję do wymiany wiedzy i doświadczeń.

Organizacja konferencji medycznej to duże przedsięwzięcie. Trzeba zadbać o kwestie merytoryczne, odpowiedni dobór ekspertów, logistykę i marketing. By móc promować wydarzenie w sieci, musi powstać dedykowana mu strona internetowa. To już w dzisiejszym świecie standard. Ktoś musi ją stale aktualizować i wypełniać treścią. Ale co jeśli takich wydarzeń organizuje się kilkaset w ciągu roku? Jak nad tym wszystkim zapanować?

Dotychczas każdy taki serwis powstawał od podstaw. Oznaczało to tysiące linijek kodu i zmarnowane godziny na pracę nad układem strony, treścią i grafikami. Redaktorzy każdorazowo musieli głowić się w jaki sposób czytelnie przedstawić program danej konferencji, stworzyć opis eksperta i reagować jeśli któryś z nich w ostatniej chwili odwołał swój udział. Wszystko odbywało się przy pomocy oddzielnych CMS’ów a szybkie dokonywanie zmian w programie wybranej konferencji należało do zadań praktycznie niewykonalnych.

Klient wiedział, że potrzeba czegoś lepszego, nowocześniejszego i przede wszystkim znacznie wydajniejszego. Firma potrzebowała narzędzia, które przyspieszy proces przygotowywania nowych konferencji.

Olbrzymia skala działalności Via Medica na rynku wymagały wdrożenia skutecznego dedykowanego narzędzia. Zbudowaliśmy system oparty na silniku Drupal 8 do budowy dedykowanych serwisów internetowych konferencji.

Nasza platforma pozwala na tworzenie poszczególnych serwisów pod własnymi domenami, każdy z odrębną treścią i możliwością dostosowania wszystkich jego elementów do konkretnego tematu i wydarzenia. Wszystko jednak odbywa się w jednym miejscu i przy użyciu zdefiniowanych funkcjonalności. To nie tylko skraca czas, ale równocześnie pozwala uniknąć chaosu i zbędnego powielania wysiłków.

Oszczędnością czasu jest także fakt, że strony nie powstają "od zera". Od razu otrzymują zestaw podstawowych, niezbędnych funkcji. Redaktor dokłada tylko, jak klocki, kolejne gotowe już elementy i dostosowuje je do swoich potrzeb - choćby listę wykładowców, sponsorów, program na poszczególne dni czy nawet sugestie co do bazy noclegowej w danym mieście. Dzięki temu ma pełną możliwość szybkiego dopasowania strony nawet w najdrobniejszych szczegółach - na przykład w której minucie danego panelu dyskusyjnego będzie przerwa kawowa. System pozwala też na szybkie klonowanie całych konferencji, dzięki czemu redaktorzy mogą szybko postawić nowy serwis na bazie poprzedniego.

Wyzwaniem dla Klienta było stworzenie wspólnego języka wizualnego wszystkich konferencji przy zachowaniu możliwości nadawania im indywidualnego charakteru. Nasze narzędzie świetnie się do tego nadaje. Pozwala grafikom na budowanie indywidualnego charakteru każdej strony.

Dużym ułatwieniem dla Klienta jest też możliwość korzystania z indeksu wykładowców. To połączona z naszą platformą baza danych o poszczególnych ekspertach, różnych ich rolach i tytułach naukowych. Korzystają z niej redaktorzy tworząc listy uczestników wydarzeń. Baza jest stale uzupełniana. Nasza platforma została też zintegrowana z wykorzystywanym przez Klienta systemem publikacji treści video.

Najbardziej zaawansowanym modułem w systemie jest zarządzanie programami konferencji. Wprowadzanie w nich aktualizacji wynikających np. ze zmian tematu lub wykładowcy są łatwe do przeprowadzenia. Wszystko dzieje się metodą drag & drop. Redaktorzy budują programy z odpowiednich modułów, wybierają szablon konferencyjny, tworzą zagnieżdżenia w programie, dodatkowe sale oraz szybko dokonują globalnych zmian w programie.

Odpowiedzieliśmy na potrzeby Klienta. Udało nam się sprostać wyzwaniu konieczności szybkiego tworzenia atrakcyjnych wizualnie serwisów www dla konferencji medycznych i powiązaniu ich w jeden spójny ekosystem. Dostarczyliśmy platformę do publikacji, która została skrojona idealnie na miarę jego potrzeb.

Czas realizacji: 6 miesięcy